Documentación de GTG Facturas

Facturas

El núcleo de la app. Cada factura recorre cinco estados:

Cómo emitir

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   Crear borrador. "Nueva factura" → cliente → líneas → guarda.
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   Revisar. el sistema calcula desglose IVA. Soporta tipos mixtos (21% + 10%).
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   Emitir. pulsa "Emitir factura" y confirmas. Se asigna número correlativo y se registra en VeriFactu (cuando se active en 2027).
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   Enviar. al emitir no se envía sola: descarga el PDF o pulsa "Enviar por email" (el cliente recibe un enlace al portal donde puede pagar). Si lo prefieres, activa el envío automático al emitir en Configuración → Avisos y recordatorios.

Facturar el día 1 (emisión programada)

Una factura no puede llevar fecha posterior al día en que se expide: VeriFactu registra la fecha de expedición junto a la fecha y hora reales del registro, así que fecharla "para el mes que viene" no es posible. Lo que sí puedes es dejarla preparada.

En el editor, en Emitir más adelante, eliges el día. La factura se guarda como borrador con esa fecha de expedición y a partir de ahí:

• Aviso en el panel. cuando llegue el día, el panel principal te avisa de que tienes facturas listas para emitir.

• Emisión automática opcional. si marcas "Emitirla sola ese día", se emite por la mañana con la fecha de ese día — y se envía al cliente si tienes activado el envío automático al emitir.

• Nada se pierde en silencio. si la emisión automática falla (falta un dato, límite del plan…), la factura se queda en borrador y el panel te lo avisa en rojo con el motivo.

En la lista de facturas tienes un filtro Programadas para verlas todas o solo las que ya han llegado a su día.

Si retienes IRPF

Profesionales como arquitectos, abogados o consultores aplican dos impuestos a la vez: el IVA que suman y la retención de IRPF que su cliente ingresa a Hacienda en su nombre. La factura lo refleja con dos importes claramente diferenciados:

Rectificativas

Si emites con error, no editas — rectificas:

1. Abre la factura original.
2. Pulsa Rectificar.
3. Marca el motivo (error de datos, descuento posterior, devolución).
4. Edita los conceptos correctos. Lleva serie propia (2026R0001) y referencia a la original.
5. Emite. La rectificativa anula la original automáticamente.

Numeración (series)

Formato por defecto: año + código serie + número de 4 dígitos.

El formato es configurable con variables: {CODIGO}, {YYYY}, {YY}, {MM} y {N} para el número. Para rellenar con ceros, repite la N según los dígitos que quieras: {NNN} → 023, {NNNN} → 0023 (hasta 6). Verás una vista previa mientras lo editas.

Puedes fijar el "próximo número" (útil si vienes de otro programa), crear series adicionales (Profesional+) y la serie de rectificativas es independiente. La numeración solo se puede cambiar mientras la serie no tenga facturas registradas en VeriFactu.

Marcar como pagada

Detalle de factura emitida → "Marcar pagada". Si el cliente paga desde el portal con tarjeta, se marca sola.

PDF y portal cliente

Cada factura tiene PDF descargable y un link de portal que puedes mandar al cliente — ahí descarga PDF y paga con tarjeta sin necesidad de cuenta.

Presupuestos

Antes de facturar, manda al cliente una propuesta. Si la acepta → la conviertes en factura con un clic.

Convertir en factura

En el detalle del presupuesto aceptado → Crear factura. Se copia cliente, líneas e importes. El número se saca nuevo de la serie F. Revisa fechas y emite.

Clientes

Tu cartera. Solo NIF y razón social son obligatorios al alta — la dirección se completa más tarde, pero se exige al emitir factura legal.

Productos y servicios

Catálogo con código, nombre, precio, unidad e IVA. Al añadir línea solo seleccionas y se rellena todo. Marca como servicio o producto para distinguir en informes.

Categorías: agrupa libre (Servicios, Hosting, Diseño, Material…). Te ayuda a filtrar en informes y a añadir líneas más rápido.

Define una plantilla con cliente, líneas y periodicidad (mensual, trimestral, anual). El sistema emite la factura sola en la fecha indicada y te avisa por email.

Pausar o cancelar: desde la lista pausas (deja de emitir hasta reactivar) o archivas (no vuelve a aparecer).

Gastos

Registra cada factura recibida (proveedores, hosting, material, subcontrataciones). El IVA soportado se acumula automáticamente para el modelo 303.

Cómo registrar un gasto

1. Pulsa + Nuevo gasto.
2. Datos proveedor: nombre, NIF, número de factura.
3. Fecha, categoría, descripción.
4. Base imponible + IVA + IRPF (si retienes).
5. Forma de pago. Guarda.

Facturas sin IVA: inversión del sujeto pasivo y exentas

Casi todas las facturas que recibes llevan IVA: pagas la base más el IVA, y ese IVA te lo deduces. Pero hay dos casos en los que la factura llega sin IVA, y no significan lo mismo. Uno hay que declararlo y el otro no, así que conviene distinguirlos.

Cómo lo marcas

Al registrar el gasto, el selector Régimen de IVA tiene tres opciones: IVA normal (lo que viene puesto y vale para casi todo), Inversión del sujeto pasivo y Exento de IVA.

Estos gastos no se mezclan con el IVA soportado normal: en el informe trimestral salen en su propio bloque, con el importe a autorrepercutir ya calculado, y en el CSV los distingues por las columnas Regimen IVA e IVA a autorrepercutir.

Informes fiscales

Resumen automático para presentar tu declaración trimestral sin buscar entre facturas.

Abre en el trimestre que toca presentar

Al entrar verás el último trimestre cerrado, no el que está corriendo ahora. Es a propósito: el trimestre en curso es justo el único que no puedes presentar, porque todavía le faltan facturas y gastos por registrar. Si estamos en agosto, te abre el T2 (abril — junio), que es el que había que presentar antes del 20 de julio. En enero el último cerrado es el T4 del año anterior, así que también te cambia el año.

Puedes moverte a un trimestre sin terminar para hacerte una idea de cómo va, pero verás un aviso y no podrás mandárselo a tu gestoría: esos números aún no son los definitivos.

Enviar el informe a tu gestoría

Cada trimestre acaba igual: descargar el resumen, abrir el correo, adjuntar, escribir a tu asesor. Desde el propio informe lo mandas en dos clics, con los documentos ya adjuntos.

Enviarlo

1. Comprueba arriba que estás en el trimestre correcto.
2. Pulsa Enviar al gestor.
3. Repasa el asunto y el mensaje: vienen escritos, y puedes añadir lo que quieras contarle.
4. Elige los adjuntos: resumen en PDF para leer y archivar, detalle en CSV con las facturas y gastos uno a uno. Al menos uno de los dos.
5. Pulsa Enviar.

Cada envío queda registrado. Si ese trimestre ya se mandó, al abrir la ventana te avisa con la fecha, la hora y el destinatario del último. No te lo impide — reenviar tras corregir un gasto es normal —, pero evita que tu gestor reciba un duplicado sin esperarlo.

El correo sale con el email de tu empresa como dirección de respuesta: cuando tu gestor le dé a «Responder», te contesta a ti.

VeriFactu

Sistema de la AEAT (RD 1007/2023 + Orden HAC/1177/2024) que obliga a registrar cada factura con un hash único, encadenarla con la anterior y permitir su envío automático a Hacienda.

Cómo funciona en GTG Facturas

• Hash SHA-256 encadenado. cada factura tiene una huella digital encadenada con la anterior — la que valida la AEAT.

• Firma y envío en tiempo real. al pulsar "Emitir" se calcula el hash, se firma y se envía a Hacienda (cuando se active el envío real en 2027).

• QR oficial AEAT. los PDFs incluyen el QR oficial validable desde la sede electrónica.

• Append-only. una factura emitida no puede borrarse ni editarse. Si te equivocas, rectificativa.

• Sin fechas futuras. la fecha de expedición no puede ser posterior al día en que se emite. Para facturar el día 1, deja el borrador programado para ese día.

Certificado digital

Para enviar a la AEAT necesitas certificado electrónico reconocido (FNMT, Camerfirma, Izenpe…). Si tienes el de Seguridad Social o Renta, vale. Si no, gratis en sede.fnmt.gob.es. En Configuración → VeriFactu lo subes (.p12 + contraseña).

Seguridad y RGPD

Hospedaje y backups

RGPD

Cumplimos el RGPD. Detalle en la política de privacidad. Derechos ARCO+ a hola@gtg-facturas.com.

Eliminar mi cuenta

Cancela suscripción → escribe a soporte@gtg-facturas.com. Por obligación legal las facturas emitidas se conservan 4 años (art. 66 de la Ley General Tributaria) y los libros contables 6 años (art. 30 del Código de Comercio). El resto se anonimiza inmediatamente.

2FA Próximamente

Verificación en dos pasos opcional vía app autenticadora.

Plan y facturación de tu cuenta

Tres planes según tu volumen y caso de uso. Sin permanencia, cancelas cuando quieras.

Add-on Branding propio (+5 €/mes)

¿Tienes plan Starter o Profesional y necesitas que tus facturas lleven tu logo y color corporativo en lugar del logo GTG? Activa el add-on Branding desde Plan y facturación → Add-ons. Se cobra prorrateado el primer mes y se aplica de inmediato a las facturas PDF y al portal del cliente. Cancelable cuando quieras (sigue activo hasta fin de periodo pagado, sin reembolsos). El plan Negocio ya lo incluye sin coste extra.

IVA del cobro

Precios sin IVA. Se calcula al pago según tu provincia: 21% peninsular y Baleares; 0% Canarias / Ceuta / Melilla.

Cambiar plan

Desde Plan y facturación → Gestionar suscripción entras al portal Stripe. La diferencia se prorratea.

Cancelar

Mismo portal Stripe. Efectiva al final del periodo pagado. Sin reembolsos — los 14 días de prueba sin cargo previo son la garantía. Guardamos tu cuenta por si vuelves; las facturas se conservan los 4 años que exige la Ley General Tributaria (6 los libros contables, por el Código de Comercio) y el resto de datos los eliminamos o anonimizamos si nos lo pides.

Atajos y tips

En la lista de facturas

• ›Click en cualquier factura → abre detalle.
• ›Filtros rápidos arriba: Borrador / Emitida / Pagada / Vencida.
• ›Búsqueda por número, cliente o NIF.

Tips útiles

Preguntas frecuentes

Las dudas que más nos llegan al soporte.

Solución de problemas

Si algo no funciona, busca el síntoma. Si no aparece, escribe a soporte@gtg-facturas.com con captura.